Los archivos de la Universidad se organizan por el conjunto de documentos generado, recogidos o recibidos por los diferentes órganos de una Universidad en el desarrollo de sus funciones y actividades.
En los fondos documentales de los archivos, la Universidad integra la documentación producida por la institución, en cualquier medio y formato (desde manuscritos históricos de universidades centenarias hasta archivos digitales de la universidad nacional abierta y a distancia de Colombia o la UNED española), con el fin de ser preservados por su valor administrativo, legal o informativo.
Por lo tanto, se trata de archivos administrativos, que en algunos casos, dependiendo de la edad de la Universidad también puede llegar a conservar la documentación histórica.
Los archivos de la Universidad deben asegurar la conservación de la documentación producida por la propia institución, así como acceso a esta documentación para cualquier persona relacionada con o no a la Universidad. Se entiende igualmente por el servicio de archivo universitario especializado en la gestión, conservación y divulgación de propósitos de documentos administrativos, educativos, culturales y universidades de investigación.
Por lo tanto, se recomienda que el archivo sea considerado un servicio universitario único y funcional que integre todo el ciclo de producción: desde su creación o recepción, hasta la conservación o eliminación definitiva, siempre conforme a los criterios técnicos y jurídicos. Estos procesos varían mucho de una universidad a otra, desde instituciones muy antiguas y clásicas hasta las modernas universidades a distancia (UNED, UNAD, etc).
Qué es un documento de la Universidad
También tenemos que definir el concepto de documento de la Universidad. La cuestión de cualquier expresión textual, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, generado manualmente o por medios telemáticos o a distancia, así como cualquier imagen gráfica o impresión sonora, recogida en un material de cualquier tipo que constituya un testimonio de las actividades y funciones de la Universidad.
Están excluidos de esta definición los documentos producidos por los miembros de la comunidad universitaria en el ejercicio de sus actividades privadas o profesionales.
Funciones de los archivos universitarios
La misión de un archivo universitario es planificar, ejecutar y evaluar un sistema de gestión de la documentación administrativa y de archivo, conservar, preservar, organizar, describir y hacer accesible todo el material documental, administrativo e histórico, de la Universidad. Las funciones de un archivo de la universidad tienden a ser:
- La clasificación y descripción de los documentos, con el fin de garantizar el control, el acceso y la recuperación rápida y eficiente de información en cualquier etapa de su ciclo de vida y en cualquier unidad.
- La evaluación de los documentos, con el fin de hacer la propuesta para conservación o eliminación.
- La gestión de la documentación: la custodia o la remoción. En el caso de la documentación a eliminar debe garantizar un método de destrucción que garanticen la confidencialidad de la información y de la destrucción total de los documentos que no son necesarios para el desarrollo de las actividades administrativas de la Universidad. Este punto ha cambiado mucho en los últimos años con la aparición de numerosas universidades a distancia como la UNIR, UNAD, UDIMA, etc, ya que los medios para acceder y proteger la información a través de internet evolucionan muy rápidamente. También es importante gestionar la documentación administrativa en cualquier medio o formato y en todo el ciclo de vida de su evolución hasta la conservación o eliminación.
- La conservación de la documentación. La presentación del archivo debe garantizar las medidas de seguridad adecuadas y condiciones físicas para asegurar la óptima conservación de los documentos. Usted tiene que tomar en cuenta aspectos como temperatura, humedad, microorganismos, entre otros y deben cubrir los sistemas de alarma correspondiente: incendios, robo, etc..
- La difusión a los usuarios del patrimonio documental de la Universidad a través de la consultoría de servicios, actividades o investigación de sus fondos al permitir a todos los miembros de la comunidad universitaria y al público en general, gestionar la documentación de préstamo interno.
Colección documental
El archivo debe organizar y salvaguardar los fondos de la Universidad, que son el resultado directo de sus actividades administrativas, docentes e investigadores que terminan generando la documentación. Todos los fondos de los órganos de gobierno y general y servicios particulares y administrativos, sin excepción, son parte del fondo institucional, abarca todas las etapas del ciclo de documental de la evolución.
El fondo institucional del archivo universitario se compone de series documentales comunes a toda la administración pública, como por ejemplo los registros, expedientes personales, registros contables, archivos legales, registros, registros de compra de bienes raíces,… etc. Otro fondo está formado por la serie documental específica de la administración de la Universidad, pertenecientes a los grupos derivados de las funciones de la Universidad: estudio, enseñanza e investigación.
Los fondos documentales del archivo se compone de documentos en cualquier soporte o formato (videos, fotografías, carteles, discos magnéticos, ópticos, etc..). Además, el archivo de la Universidad podrás comprar algunas colecciones o recibir algunos fondos para donaciones o transferencia, es aconsejable tener un criterio selectivo para la integración de esta documentación, que está de acuerdo con la naturaleza y el propósito general de los siguientes archivos los requisitos y procedimientos establecidos por los servicios jurídicos de la Universidad.